Dopo oltre sessant’anni di onorata carriera, vanno in pensione i moduli in uso dal lontano 1958 per i registri dello Stato Civile, che finalmente si adeguano alle nuove esigenze tecnologiche. Da un formato intermedio tra un A2 e un A3 si passa ai più pratici fogli A4.
La novità è importante, perché consente una migliore razionalizzazione degli spazi adibiti a gestione e conservazione dei registri ma richiede un adeguamento dei sistemi informatici per la redazione degli atti nel nuovo formato.
L’articolo 5 del Decreto Ministeriale del 9 novembre 2020, che ha sancito il cambio, prevede che “in caso di comprovata inutilizzabilità dei sistemi informatici, l’ufficiale di Stato Civile redige l’atto direttamente su supporto cartaceo, con l’obbligo di inserirlo non appena possibile nel sistema informatico in uso”. I comuni devono iniziare ad aggiornarsi, perché la prima scadenza per il passaggio verso l’A4 si avvicina: 1° gennaio 2022.
I tempi
A ben guardare, l’ufficiale di Stato Civile potrà adottare i nuovi modelli solamente ad inizio anno. Il vincolo è dettato dal comma 2 dell’articolo 1 del Decreto: “I moduli sono redatti in doppio originale e sono preventivamente vidimati dal Prefetto o da un suo delegato, secondo quanto disposto dal Decreto ministeriale 27 febbraio 2001”.
La numerazione e vidimazione normalmente avviene a novembre o dicembre, pertanto vi è oggettivamente un vincolo temporale per poterli adottare. Una buona notizia per i comuni, che hanno così più tempo per adeguarsi. La dismissione dei modelli attuali avverrà contestualmente all’adozione di quelli in formato A4: non è infatti previsto un periodo di transizione con l’uso di entrambi i modelli.
Il Decreto prevede l’introduzione del nuovo formato entro l’inizio del nuovo anno ma dà nel contempo facoltà agli uffici di Stato Civile di utilizzare i registri in uso finora sino all’esaurimento delle forniture già in corso e comunque non oltre il 31 dicembre 2022 (articolo 8).
I nuovi modelli
Oltre i tempi, il decreto fissa anche le dimensioni dei nuovi moduli. L’articolo 2 prescrive che il foglio debba essere di 21,0 x 29,7 centimetri, ed esclude l’uso di qualsiasi altro formato. Inoltre, il foglio deve avere una cornice suddivisa in tre riquadri (identificati con le lettere A, B e C) dove andranno inseriti i dati, indicati nell’articolo 6 “Scritturazione”.
A differenza dei modelli precedenti, che avevano delle parti prestampate, i nuovi sono completamente bianchi. In questo modo è previsto che l’ufficiale di Stato Civile compili, per tutte le tipologie degli atti, il testo appropriato, secondo il Decreto Ministeriale 5 aprile 2002 “Approvazione delle formule per la redazione degli atti dello stato civile nel periodo antecedente l’informatizzazione degli archivi dello stato civile”.
Anche per la stampa e la scrittura, che prima doveva essere dattiloscritta (come prescriveva il Decreto del Ministro di Grazia e Giustizia del 18 novembre 1967), ci sono novità: ora l’articolo 4 comma 1 del nuovo decreto prevede che “La scritturazione degli atti dello stato civile deve avvenire utilizzando prodotti, sistemi e tecnologie che assicurino il mantenimento inalterato delle proprietà chimico-fisiche della scrittura” e deve avvenire con l’impiego di mezzi di contrasto conformi a quanto prescritto dalla norma ISO 11798, mentre i caratteri da usare devono essere: Arial 10, Times New Roman 10, Sans Serif 10, Bitstream Vera 10 o similari, con una interlineatura esatta pari a 12 punti tipografici.
Cosa c’è da fare
Come si è visto, il testo del Decreto ministeriale del 9 novembre 2020 definisce ogni dettaglio del documento. Al di là dei tecnicismi, le norme volute dalla ministra Luciana Lamorgese hanno dato impulso a un adeguamento tecnologico non più procrastinabile per tutta la pubblica amministrazione italiana, in particolare per i comuni.
È l’ente locale più vicino al cittadino, infatti, che dovrà farsi carico di adeguare i suoi sistemi informatici alle prescrizioni di legge. I comuni hanno tutto l’autunno per iniziare a scegliere un sistema informatico per adeguarsi alle prescrizioni tra le migliori opzioni sul mercato.
