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Il sindaco di Tropea, Giovanni Macrì, racconta l”introduzione dell’Archivio informatizzato dello Stato civile

 

Tropea è uno dei cinque comuni italiani ad aver partecipato al progetto pilota dell’Archivio Nazionale informatizzato dello Stato Civile  (ANSC). Il sindaco Giovanni Macrì spiega le implicazioni di questa innovazione, che presto verrà estesa a tutti i comuni italiani e l’importanza di scegliere una soluzione che si adatta agli uffici, senza stravolgere il lavoro dei dipendenti.

 

Sindaco, quale è stato il primo atto di stato civile digitale che avete emanato?

Sono contento di aver sottoscritto il primo atto di nascita digitale ottenendo così un altro primato, quello del primo cittadino Italiano completamente digitale. Il 31 ottobre oltre all’atto di nascita abbiamo registrato anche un atto di matrimonio.

Cosa è successo martedì 31 ottobre?

Tropea è insieme ai cinque comuni del progetto pilota (Rosignano Marittimo, San Lazzaro di Savena, Serravalle Sesia, Valeggio sul Mincio) ad avere i primi cittadini digitali. Il bambino che nasce a Tropea non avrà nessun atto cartaceo ma avrà esclusivamente atti digitali, per tutta
la vita. Si concretizza il cittadino digitale.

Una vera rivoluzione

Sì. L’ufficiale di stato civile ha chiuso i registri cartacei, ha fatto la comunicazione in Prefettura e io, come Sindaco, assieme a Kibernetes, ho
firmato una dichiarazione poi mandata al Ministero dell’Interno nella quale si dichiara che è stata fatta la sperimentazione ed è stata testata
la conformità dei registri di stato civile digitale. Dando così il via all’era digitale dell’ANSC.

Quali sono i vantaggi dell’ANSC?

I vantaggi sono enormi: per chi lavora negli uffici, per i cittadini e per il Comune in quanto istituzione.

Partiamo dagli uffici
Innanzi tutto si avrà una diminuzione del carico di lavoro, perché si viterà la trascrizione degli atti già compilati da altri enti, un lavoro che
invece ora si fa. La procedura di redazione del documento è più snella e più sicura. Quindi sarà possibile riorganizzare i processi e utilizzare
meglio il tempo di lavoro, in modo più produttivo.

Per i cittadini?

I cittadini avranno a disposizione i loro certificati quando vogliono e in qualsiasi luogo siano, senza aspettare l’apertura degli uffici comunali.
Basta effettuare l’accesso al sito dell’ANSC tramite SPID o CIE e si potranno scaricare i propri certificati in pdf con il bollo digitale. Chi vuole, voglio sottolinearlo, può comunque continuare a venire in comune a richiedere il proprio atto.

Si potrà scaricare il documento anche dal sito del comune?

Sì, certo. Tropea ha sia un collegamento al sito dell’ANSC sia la possibilità di accedere tramite i nostri servizi digitali, che verranno  implementati anche con questa funzione.

Torniamo al Comune, quali vantaggi si avranno?

I vantaggi sono enormi, a iniziare dal risparmio per l’acquisto dei registri di stato civile. I registri poi, non essendoci, non dovranno essere rilegati e trasmessi in prefettura, e anche questo è un costo che viene meno. Poi ci sono altri due aspetti da sottolineare.

Quali?
Il primo è che i comuni in futuro potranno finalmente liberare spazio fino ad ora adibito alla tenuta dei registri. I documenti, come è noto, vengono conservati in speciali scaffali blindati e ignifughi e ci sono dei locali appositi adibiti a questa funzione che per motivi di sicurezza non  possono essere accessibili a tutti. Non ci sarà più la necessità di aumentare gli spazi per gli scaffali. Anzi, col passare del tempo ci sarà la possibilità di sgomberarli e liberare spazio. Il secondo punto è legato a questo ed è la gestione della sicurezza. L’ANSC permette di  centralizzare costi che invece prima ogni comune doveva affrontare per garantire la sicurezza di dati sensibili come quelli dello stato civile.

Spieghiamo l’ANSC. Come funziona?

Il documento che prima era cartaceo ora è digitale e viene conservato in un archivio centrale, anch’esso digitalizzato, e disponibile per tutte
le pubbliche amministrazioni.

Non c’è possibilità di errore?

La percentuale di errore è vicino allo zero. Se poi ci sono errori, questi vengono risolti nel documento originario, senza ulteriori passaggi, senza dover emettere un nuovo atto ufficiale o apporre annotazioni. Le informazioni vengono verificate a livello centrale per vedere se c’è
corrispondenza tra i soggetti interessati.

Cosa intende?

Ad esempio che se vado a registrare una nascita, il sistema controlla automaticamente se le informazioni sui genitori che sono state inserite sono corrette. Un altro esempio: se un residente a Milano, viene a Tropea per sposarsi, il Comune prende le informazioni dall’Archivio  centrale, senza possibilità di errore.

Quindi questo si traduce anche in maggiori risparmi

È uno dei vantaggi più grandi! Come dicevo prima, non è più necessario comprare documenti cartacei, è tutto dematerializzato. E poi si  ibera tempo nel lavoro dei dipendenti. Il tempo che fino ad ora veniva utilizzato per compilare i documenti, può essere utilizzato per altre  mansioni.

Tecnicamente cosa comporta l’implementazione di questo sistema?

Innanzi tutto voglio sottolineare che questa implementazione non ha stravolto la vita di chi lavora nell’ufficio di stato civile, e questo è stato importante per noi. Il bagaglio di formazione di ogni dipendente è più che sufficiente e non è necessario alcun aggiornamento. È il sistema che fa tutto, con una scrittura guidata del documento che viene predisposto automaticamente per poi essere trasmesso in ANSC. Ci sarà una  continuità tra la redazione dell’atto cartaceo e quello digitale. Questo è molto importante per i dipendenti, che non devono apprendere una nuova procedura.

Utilizzeranno quindi lo stesso software?

Sì lo stesso con nuove funzionalità.

Il processo di implementazione del software è stato lungo?

Il processo è stato graduale, per fare in modo che chi deve utilizzare il programma, lo possa fare in modo autonomo. Poi Kibernetes ci ha  offerto tutto il supporto necessario.

È un software in cloud?

Sì, certo. Perché noi avevamo già una soluzione in cloud. Eccezionalmente, però, può essere installato anche in locale.